אוטומציה לעסקים קטנים: מה זה, ומה כדאי לאוטמט קודם

איך נראית אוטומציה בפועל

לכל אוטומציה יש שלושה חלקים: טריגר (מה מפעיל אותה), פעולה (מה קורה) ותנאי (מתי היא לא צריכה לקרות). לדוגמה:

• טריגר: מישהו מילא טופס בדף הנחיתה.
• פעולה: הפרטים נכנסים לטבלה או ל-CRM עם המקור שלהם, אתה מקבל התראה בוואטסאפ, והליד מקבל הודעה שאומרת שראית ומתי תחזור.
• תנאי: אם הליד כבר קיים במערכת, לא פותחים כרטיס כפול.

זה הכל. אין כאן קסם ואין כאן בינה מלאכותית בהכרח. רוב האוטומציות ששוות כסף בעסק קטן הן חיבורים פשוטים בין כלים שכבר יש לך.

מה כדאי לאוטמט קודם

הכלל: מתחילים ממה שחוזר הרבה, קורה באותה צורה בכל פעם, ועולה לך כסף כשהוא נשכח.

• קליטת לידים. כל פנייה, מטופס, ממודעה או מוואטסאפ, נוחתת במקום אחד תוך שניות. זה הצעד עם ההחזר הכי גבוה, כי ליד שמחכה מתקרר.
• הודעה ראשונה. תשובה אוטומטית קצרה שאומרת שהפנייה התקבלה ומה קורה עכשיו. לא מכירה, רק אישור.
• תזכורות מעקב. מי שלא ענה מקבל הודעה נוספת אחרי יום ואחרי שלושה ימים, או שאתה מקבל תזכורת לחזור אליו.
• תזכורת לפגישה. הודעה יום לפני ושעה לפני מורידה ביטולים של הרגע האחרון.
• בקשת המלצה. אחרי שהעבודה הסתיימה, הודעה שמבקשת ביקורת בגוגל. רוב העסקים יודעים שצריך ולא עושים.

מה לא כדאי לאוטמט

• שיחת מכירה. בוט יכול לאסוף פרטים ולסנן, אבל את ההחלטה לקנות אנשים מקבלים מול אדם, בטח בשירות אישי.
• תהליך שעוד לא עובד ידנית. אם אין לך עדיין דרך קבועה לטפל בליד, אוטומציה רק תעשה את הבלגן מהר יותר. קודם מסדרים את התהליך על דף, אחר כך מחברים.
• הודעות שיווקיות בלי הסכמה. שליחת פרסום במסרון, במייל או בוואטסאפ למי שלא אישר את זה עלולה להפר את חוק התקשורת (ה"חוק נגד ספאם"). לפני ששולחים דיוור, כדאי לבדוק את הכללים באתר הרשות להגנת הפרטיות או מול עורך דין.

באילו כלים עושים את זה

יש שלוש שכבות, ואפשר להתחיל מכל אחת:

• מה שכבר יש לך: וואטסאפ עסקי יודע לשלוח הודעת פתיחה והודעת היעדרות, ויומן גוגל יודע לשלוח תזכורות. לפעמים זה מספיק לחודשים הראשונים. הרחבנו במדריך על וואטסאפ עסקי.
• מערכת לניהול לקוחות: CRM שמרכז לידים, שלבים ותזכורות. ההסבר המלא במדריך מה זה CRM.
• כלי חיבור: פלטפורמות כמו Make או Zapier מחברות בין טופס, טבלה, וואטסאפ ומייל בלי לכתוב קוד. הן גובות לפי כמות הפעולות, ולכן כדאי לבנות כל תהליך כך שלא ירוץ סתם.

איך מתחילים בלי להסתבך

• כתוב על דף את הדרך של ליד אחד אצלך: מאיפה הגיע, מי ראה אותו, מתי חזרו אליו, מה קרה אחר כך.
• סמן את המקום שבו לידים נופלים הכי הרבה. שם בונים את האוטומציה הראשונה.
• בנה אחת, תן לה לרוץ שבועיים, ובדוק שהיא באמת עובדת: שלח לעצמך טופס בדיקה.
• רק אז הוסף את הבאה. מערכת של עשרים תהליכים שאף אחד לא זוכר איך בנויים היא סיכון, לא נכס.

אצלנו האוטומציות הן התחנה שמחברת בין הקמפיין, הדף והטלפון שלך: כל ליד נכנס לוואטסאפ או ל-CRM ברגע שהוא משאיר פרטים, עם מעקב ותזכורות. אם אתה רוצה לבדוק מאיפה נכון להתחיל אצלך, יש שיחת אבחון של 20 דקות.

שאלות שחוזרות

כמה עולה אוטומציה לעסק קטן?

תלוי בכלים ובכמות. אוטומציות בסיסיות אפשר לבנות בכלים חינמיים או במנוי חודשי נמוך. מה שמייקר הוא חיבור בין הרבה מערכות ונפח גבוה של פעולות. כדאי לשאול מראש כמה יעלה כל חודש כשהעסק יגדל, לא רק כמה עולה הבנייה.

אני צריך לדעת לתכנת?

לא. רוב הכלים היום עובדים בגרירה ובחירה. מה שכן צריך זה להבין את התהליך שלך עד הסוף, כי המערכת תעשה בדיוק את מה שהגדרת, גם אם הגדרת לא נכון.

אוטומציה לא תגרום לי להישמע כמו רובוט?

רק אם היא מנסה להחליף שיחה. הודעה קצרה ואנושית שאומרת "קיבלתי, אחזור אליך עד שש" נשמעת טוב יותר משקט של חמש שעות.

מה ההבדל בין אוטומציה לבוט?

בוט הוא סוג אחד של אוטומציה, שמנהל שיחה. רוב האוטומציות בעסק קטן לא מדברות עם אף אחד, הן מעבירות מידע ושולחות תזכורות. פירטנו במדריך על בוט וואטסאפ.

איך יודעים שהאוטומציה עובדת?

בודקים אותה כמו לקוח: ממלאים טופס, שולחים הודעה, ורואים שהכל הגיע למקום הנכון ובזמן. אחר כך מסתכלים פעם בשבוע על היסטוריית ההרצות. אוטומציה ששברה בשקט לפני שבועיים היא הסיבה הנפוצה ללידים שנעלמו.

עוד מדריכים

• ניהול לידים: טבלת מעקב פשוטה, ומתי לעבור למערכת
• מה זה מערכת CRM, ואיזה CRM מתאים לעסק קטן
• בוט וואטסאפ לעסק: מה הוא יודע לעשות, ממה מורכב המחיר, ומתי לא צריך אותו
• איך להביא לידים לעסק קטן, בלי לשרוף תקציב